Kanban & gestion agile en marketing digital

Dans l’univers du marketing digital, les priorités changent à la vitesse d’un post et les campagnes se chevauchent.

La maîtrise du flux de travail n’est plus un luxe mais une nécessité. Vous jonglez constamment entre la création de contenu, l’optimisation de votre référencement, la gestion des réseaux sociaux, les campagnes publicitaires et l’analyse des données.

Comment garder une vision claire, éviter la surcharge de travail et livrer des résultats de manière constante ?

La réponse réside peut-être dans une méthode visuelle, intuitive et incroyablement puissante : la méthode Kanban.

Je vous guide avec cet article article à travers les principes, les avantages et la mise en pratique de Kanban pour optimiser la gestion de vos projets marketing.

Découvrez comment cet outil, au cœur de la philosophie AGILE, peut apporter fluidité, transparence et efficacité à votre équipe.

C’est quoi la méthode Kanban ?

Personnellement, j’ai découvert le kanban lors de mes études d’ingénieur. Il faisait partie du package du module d’organisation et gestion de la production. Je ne pensais pas, à l’époque que ça me servirait et encore moins que je vous écrirais un article dessus. Pourtant, c’est la base de la méthode de suivi de projet que j’utilise depuis presque 20 ans.     

Avant de devenir un pilier des startups de la tech et des équipes marketing agiles, la méthode Kanban a vu le jour dans un contexte assez différent.

En effet, le kanban a vu jour dans les usines de Toyota au Japon, dans les années 1950.

Conçue par l’ingénieur Taiichi Ohno, la méthode visait à optimiser le système de production « juste à temps ». Il s’agit d’avoir une gestion drastique du flux et des stocks afin de faire arriver les matériaux au bon moment sur la chaîne d’assemblage sans rupture ni de flux ni de stock. 

Le mot « Kanban » (看板) signifie littéralement « étiquette » ou « panneau visuel » en japonais. L’idée était assez simple, utiliser des cartes (les Kanban) pour signaler les niveaux de stock et déclencher la production uniquement lorsque c’était nécessaire évitant ainsi le gaspillage et les surplus. Je vous mets un exemple, ci-dessous, transposé à la gestion de projet.  

La version « marketing digital » conserve son essence. Elle permet de visualiser le travail, limiter le travail en cours et maximiser l’efficacité.

C’est un système de gestion de flux qui permet de voir où se trouvent les goulots d’étranglement et d’améliorer le processus de manière continue.

Kanban & AGILE, le duo gagnant

Dans une gestion agile des projets, il y a deux types de framework couramment utilisés.

• Kanbam
• Scrum

 Vos besoins et le type de projet détermineront le type de framework adaptés. Nous verrons cela un peu plus bas dans l’article

La méthodologie AGILE, née du Manifeste Agile de 2001, valorise « les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils » et « l’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan ».

Kanban incarne parfaitement ces valeurs. En effet, sa flexibilité inhérente est idéale pour le marketing connecté, un domaine où les plans doivent souvent s’adapter aux nouvelles tendances, aux réactions du marché ou aux performances d’une campagne en cours. Contrairement à scrum, kanban ne nécessite pas de sprints (cycles de travail à durée fixe) et d’itérations.  

Il favorise un flux continu afin de prioriser des tâches à la volée sans perturber toute l’équipe.

La méthode Kanban en 4 points

Pour appliquer Kanban avec succès, il est définir ses quatre principes fondamentaux, tels que définis par le pionnier de son application au travail intellectuel, David J. Anderson.

1. Kanban ne requiert pas une révolution organisationnelle du jour au lendemain. Il s’intègre à vos processus existants. Vous commencez par cartographier votre flux de travail actuel tel qu’il est pour ensuite l’améliorer.

2. L’objectif est l’amélioration continue (un concept japonais appelé Kaizen). On privilégie de petits changements itératifs plutôt qu’une refonte radicale qui pourrait rencontrer des résistances.

3. Kanban reconnaît la valeur des processus et des rôles déjà en place. Il n’impose pas de nouveaux titres (comme le scrum master). Il cherche à fluidifier l’existant avant de le transformer.

4. De l’assistant marketing au directeur, tout le monde est encouragé à proposer des idées pour améliorer le flux de travail. L’amélioration est une responsabilité partagée.

Quels avantages pour votre web marketing ?

D’abord, avec une gestion agile et notamment avec Kanban, vous donnez à votre équipe un véritable tableau de bord pour piloter sa performance.

La visualisation claire du flux de travail est l’avantage le plus immédiat. En un coup d’œil sur votre tableau Kanban (physique ou digital via des outils comme Trello, Asana ou Jira), vous savez exactement quelles tâches sont en cours, qui en est responsable et ce qui est bloqué. Finies les interminables chaînes d’emails pour connaître l’avancement d’un article de blog ou d’une campagne.

Vous favorisez l’identification et la résolution des goulots d’étranglement. Vous remarquez qu’une colonne est toujours pleine à craquer ? Vous venez d’identifier un goulot d’étranglement qui ralentit toute votre production de contenu. La visualisation vous permet d’agir, par exemple en allouant plus de ressources à cette étape ou en simplifiant le processus de validation.

Si le flux est contant, votre équipe gagne en productivité et en focus. Le principe clé de Kanban est la limitation du travail en cours. En fixant un nombre maximum de tâches par colonne, vous empêchez votre équipe de s’éparpiller. Cela réduit le multitâche, prouvé comme étant contre-productif et aide chaque membre à se concentrer pour terminer une tâche avant d’en commencer une nouvelle.

Comme le souligne David J. Anderson dans son livre de référence, « Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business » :

 « Limiter le travail en cours est le point de départ pour mettre en œuvre un système Kanban. C’est la clé qui débloque l’amélioration des processus. »

Pour finir, votre équipe gagne en flexibilité et en adaptabilité. Une nouvelle opportunité SEO se présente ? Le concurrent principal lance une campagne agressive ?

Avec Kanban, vous ajoutez une nouvelle carte « urgente » dans votre backlog et la faites passer en priorité. Cette agilité est un atout non négligeable dans le marketing digital.

Mise en place en 4 étapes !

Lancez votre premier tableau Kanban, c’est simple ! Il suffit de suivre ces quelques étapes !

1. Définissez votre flux de travail (les colonnes)

Cartographiez les étapes par lesquelles passe une tâche marketing typique, de l’idée à la réalisation.

Un exemple pour une équipe de contenu pourrait être :

Backlog / Idées ► Toutes les idées d’articles, de vidéos, de campagnes.
À faire / priorité ► Les tâches sélectionnées pour le travail à venir.
Rédaction / création en cours ► Le travail a commencé.
En relecture / validation ► L’article est soumis à la relecture éditoriale ou à la validation client.
Prêt pour publication ► L’article est finalisé, planifié dans le CMS.
Publié / terminé ► La tâche est accomplie.

2. Créez vos cartes (les Kanban)

Chaque tâche est une carte.

Une carte doit contenir les informations essentielles suivantes :

• 1 titre clair
• 1 responsable de la tâche
• La date d’échéance (si applicable)
• Éventuellement des checklists ou des liens vers des documents.

3. Fixez vos limites de travail en cours

C’est l’étape la plus importante.

Par exemple, pour une colonne « rédaction en cours », vous pourriez fixer une limite de 3.

Cela signifie que votre rédacteur ne peut pas travailler sur plus de 3 articles en même temps.

Quand la limite est atteinte, l’équipe doit aider à faire avancer une tâche vers la colonne suivante avant d’en commencer une nouvelle. C’est un le fondement d’un levier collaboratif.

4. Mesurez et améliorez

Organisez des points réguliers (quotidiens ou hebdomadaires) devant le tableau pour discuter de l’avancement et des blocages.

Puis suivez des métriques comme le « temps de cycle » (combien de temps une tâche met pour traverser le tableau) afin d’identifier des pistes d’amélioration.

Kanban vs Scrum

Kanban et Scrum sont deux cadres agiles populaires.

Cependant, ils répondent à des besoins différents. Scrum est plus structuré, basé sur des cycles de développement courts et fixes (sprints), avec des rôles définis. Kanban est un modèle de flux continu, plus flexible et moins prescriptif.

Le site de référence Atlassian, éditeur de Jira, résume bien la différence : « Scrum est construit autour d’équipes qui peuvent s’engager sur un certain volume de travail dans un délai fixe, tandis que Kanban est construit autour d’équipes qui se concentrent sur la fluidité du travail à travers le système. »

Je vous propose le tableau juste après afin que vous puissiez vous faire une idée des principaux cas.

Critère	Utilisez Scrum si…	Utilisez Kanban si…
Nature du travail	Vous travaillez sur des projets avec des livrables clairs et des échéances fixes (ex: refonte d’un site web, lancement d’un nouveau produit).	Votre travail est un flux continu de tâches variées avec des priorités qui changent souvent (ex: marketing de contenu, support client, SEO on-page).
Planification	Votre équipe peut planifier et s’engager sur un volume de travail pour les 2 à 4 prochaines semaines (un sprint).	La planification à long terme est difficile et vous avez besoin de pouvoir reprioriser le travail quotidiennement.
Rythme et Cadence	Vous préférez un rythme itératif avec des cycles fixes (sprints) qui se terminent par une revue et une rétrospective.	Vous préférez un flux continu sans échéances intermédiaires imposées. La livraison de valeur est constante.
Changement	Les changements majeurs sont découragés pendant un sprint pour protéger l’engagement de l’équipe.	Les changements peuvent être introduits à tout moment tant que les limites de travail en cours sont respectées.
Rôles	Vous souhaitez mettre en place les rôles prescrits : product owner, scrum master, équipe de développement.	Vous souhaitez conserver votre structure d’équipe actuelle et ne pas imposer de nouveaux rôles.

Retenons que : 

La méthode Kanban est bien plus qu’un simple outil de gestion de tâches. C’est une philosophie de travail qui responsabilise les équipes, favorise la transparence et installe une culture de l’amélioration continue.

En appliquant ses principes simples, vous transformez le chaos potentiel de vos projets marketing en un flux de travail maîtrisé et performant.

Alors, êtes-vous prêt à visualiser votre travail et à libérer le plein potentiel de votre équipe marketing ?

Le premier pas est de prendre un tableau blanc (ou d’ouvrir un outil en ligne comme Asana) et de dessiner vos premières colonnes.

Le voyage vers l’agilité et l’efficacité ne fait que commencer !